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Numérisation de documents : comment la mettre en place ?

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Personne ne peut nier l’importance qu’a pu prendre le digital. Pour autant, même si les professionnels en ont pleinement conscience, il est difficile de dégager du temps pour répondre aux injonctions de la transition numérique. Quelles solutions sont possibles ?

Dématérialisation des documents professionnels : comment faire ?

Le scan d’un document n’est pas suffisant pour parler de dématérialisation des pratiques. Pour répondre aux enjeux que véhicule la transition numérique sur lesquels nous reviendrons plus loin, il faudrait que chaque document entrant et sortant soit traité de façon digitale, mais aussi classé et mis sur un espace de stockage de bonne qualité.

Selon la taille de l’entreprise, la politique d’archivage de ces documents devrait ainsi être comprise et adoptée par tous les salariés. Une gageure alors que l’on attend déjà d’eux le meilleur pour leur cœur de métier respectif.

Ces pratiques ne se destinent pas uniquement aux grands groupes, car bientôt, chaque structure devra être en mesure de s’aligner avec les autres, pour échanger de façon plus efficace et rapide.

Si le faire avec les factures ou les documents réguliers peut représenter un vrai travail, que dire des archives, qui, elles aussi ; même s’il y a des milliers et des milliers de feuilles ; doivent subir le même traitement ? L’embauche peut sembler une solution, mais cela revient très cher.

Heureusement, des entreprises se spécialisent dans l’aide à la transition numérique et proposent des prestations ou des packs complets pour répondre à la forte demande en la matière.

Quels sont les avantages de la transition numérique ?

Bien sûr, pour le chef d’entreprise, c’est l’assurance que ses salariés vont gagner en rapidité mais aussi en productivité. Des études assez éloquentes ont été menées pour voir quelle était la part de temps productif qu’un salarié pouvait perdre en cherchant vainement une information dans les documents de sa propre entreprise : de 10 à 15%.

Peut-être est-ce parce qu’il cherche un document qui n’existe plus. Les archives, selon leur nature, ont une durée de conservation variable. Faute de connaissance à ce sujet, il n’est pas rare de les jeter ou de les égarer, sans un bon système de rangement. 7% des documents ayant une valeur probatoire seraient ainsi perdus. La numérisation entend répondre à ces deux problèmes.

Gagner en rapidité donne de l’allant aux employés qui se sentent plus sûrs de leurs compétences.

Le gouvernement, en mettant cette transition numérique en place, entend que les entreprises françaises soient plus compétitives, vis-à-vis des structures européennes dans un premier temps, mais aussi internationales en utilisant tout le potentiel d’internet, des nouvelles technologies en général et de la digitalisation des actes quotidiens professionnels.

Pour savoir où en est l’entreprise en ce qui concerne ce changement profond, suivre une formation et bénéficier d’un accompagnement personnalisé avec un devis adapté aux besoins ; l’idéal est de contacter rapidement ces experts du tout numérique.

Entre formation, aide à la digitalisation, tri et suppression des archives périmées, elles peuvent se révéler d’une aide factuelle majeure.